Bürokratieentlastungsgesetz IV – Weniger Papierkram, mehr Effizienz?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) – mit wichtigen Erleichterungen für Unternehmen. Eine der zentralen Änderungen: Arbeitsverträge und Vertragsänderungen können nun in Textform erfolgen. Das bedeutet, dass keine handschriftliche oder qualifizierte elektronische Signatur mehr erforderlich ist. Unternehmen können Verträge also einfach per E-Mail versenden – ganz ohne Papierchaos.

Was bringt das BEG IV für Unternehmen?

Schnellere und einfachere Vertragsprozesse:
Arbeitsverträge können direkt per E-Mail verschickt werden.

Weniger Papieraufwand:
Die Pflicht zur schriftlichen Nachweiserbringung entfällt.

Mehr Digitalisierungsmöglichkeit:
Unternehmen können den Anlass nutzen, um eine digitale Personalakte einzuführe

• Schnellere und einfachere Vertragsprozesse: Arbeitsverträge können direkt per E-Mail verschickt werden.
• Weniger Papieraufwand: Die Pflicht zur schriftlichen Nachweiserbringung entfällt.
• Mehr Digitalisierungsmöglichkeiten: Unternehmen können den Anlass nutzen, um eine digitale Personalakte einzuführ

Good Practice:
Digitaler Arbeitsvertrag mit HR Personnel File

Ein digitales Vertragsmanagement spart Zeit und reduziert Fehler. So kann es ablaufen:

• Arbeitsvertrag erstellen
  Der Vertrag wird als Word-Dokument erstellt und automatisch mit Stammdaten (Name, Adresse etc.) aus der Personalakte befüllt. Er kann direkt als PDF gespeichert und bei Bedarf mit einer Unterschrift ergänzt werden.
• Digitale Freigabe
  Führungskräfte und Geschäftsleitung können den Vertrag per Knopfdruck prüfen und freigeben.
• Versand an den Bewerber
  Der Vertrag wird per E-Mail verschickt, mit der Aufforderung zur Bestätigung.
• Bestätigung durch den Bewerber
  Der Bewerber bestätigt per E-Mail den Erhalt und kann den Vertrag optional digital unterschreiben.
• Vertragsabschluss
  Nach der Bestätigung tritt der Vertrag in Kraft, und die E-Mail kann in der digitalen Personalakte abgelegt werden.
  Vertragsänderungen einfach per E-Mail

Auch Änderungen wie Gehaltserhöhungen oder Arbeitszeitänderungen können in Textform mitgeteilt werden. Hierbei helfen vorbereitete E-Mail-Vorlagen, die automatisch mit den richtigen Daten befüllt werden.

Was ist zu beachten?

Ausnahmen: Berufsgruppen, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind (z. B. Baugewerbe), sind von der Regelung ausgeschlossen.

Anspruch auf eine schriftliche Version: Arbeitnehmer können weiterhin eine Papierfassung des Vertrags verlangen.

Befristete Arbeitsverträge: Diese müssen weiterhin schriftlich abgeschlossen werden (§ 14 Abs. 4 TzBfG).

📌 Fazit: Das BEG IV erleichtert die Vertragsabwicklung erheblich. Wer digitale Prozesse clever nutzt, spart Zeit und vermeidet unnötigen Papierkram.

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